Trovo incredibilmente potente questa nuova funzionalità  offerta dal foglio elettronico Google Spreadsheets: la possibilità  di aggiungere dati ad un foglio elettronico utilizzando una pagina web pubblica!

In questo modo è possibile fare data entry online senza aver bisogno di database e programmi creati appositamente: si riduce in modo drastico il tempo per mettere in opera un sistema di acquisizione dati sul web. Non so se sto esagernado ma trovo questa funzionalità  veramente ingegnosa ed utilissima!!! I miei complimenti all’inventore di questa tecnica 🙂

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Pensate che personalmente avevo aperto una sola volta il foglio elettronico Google Spreadsheets e incuriosito da questa nuova funzione per condividere un foglio elettronico tramite un form online sono riuscito in un paio di minuti a fare una prova pratica in maniera molto molto semplice! Ora vi spiego nel dettaglio come funziona:

1) Innanzitutto dovete avere un account google (chi non ce l’ha?!? 🙂 )

2) Ora collegatevi al “Google Docs and Spreadsheets

3) Creiamo un nuovo foglio elettronico cliccanco su “new spreadsheet”. Ho messo qualche campo(Nome, Cognome, Eta’, Occupazione…) e salvato con il tasto “save”

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4) Entriamo nel bello della nuova funzione!!! dal menu cliccando su “share” si accede al menu per condividere il documento e clicchiamo su “to fill out a form” per creare il form online che permetterà  di avere una pagina web per l’inserimento dei dati. Clicchiamo quindi “click start editing your form” per editare il nostro form.

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5) Si presenta in automatico l’anteprima del form che prende i campi dal foglio elettronico che abbiamo creato in precedenza (Nome, Cognome, Eta’, Occupazione…). In questo step possiamo personalizzare il form che verrà  visualizzato nel web mettendo per esempio il titolo , una desrizione del form ed è anche possibile l’aggiunta di nuovi campi che non erano stati messi nel foglio excel. Clicchiamo ora su “next, choose recipents” per l’ultimo step.

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6) In questo ultimo passaggio abbiamo l’anteprima del nostro bel form nella colonna di destra (il link sulla voce “If you cannot view this form properly, you can fill it out here:” rappresenta il link al form online finale mostrato al punto n°7), mentre nella colonna di sinistra abbiamo la funzione per mandare un invito tramite mail per la compilazione del form (inserendo i contatti nel campo “Invite people to fill out this form ” e cliccando “INVITE”). Ci sono inoltre delle opzioni, si può includere il form direttamente nel contenuto della mail “Include form in invitation email”, si può dare la possibilità  di vedere i dati esistenti “Let people see existing responses” e si può personalizzare il messaggio che appare una volta compilato il form “Custom confirmation message:”.

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7) Questo è il risultato finale. Gli utenti invitati riceveranno una mail con un link che porta alla pagina web con il form, la compilazione dei dati tramite questa pagina web comporterà  quindi l’aggiornamento del foglio elettronico che abbiamo creato nel punto 3. Bello no? 🙂

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