Come scrivere una lettera formale

Scrivere_lettera_formale_o_commerciale

La lettera formale: l’utilità di uno schema da seguire per scriverla

La lettera formale è quella che ha come destinatario un ente pubblico, un’autorità, un ufficio, e ha come contenuto una comunicazione ufficiale.
Essa ha carattere formale proprio perché il destinatario è sconosciuto al mittente, ed è quindi necessario adottare un linguaggio formale, in riferimento al contesto e al carattere del messaggio, chiaro e privo di errori ortografici e grammaticali.
Ecco quindi un utile schema al quale fare riferimento ogni volta che, nella nostra vita quotidiana, si presenti la necessità di scrivere una lettera formale.

La lettera formale: l’intestazione

L’intestazione deve essere scritta in alto a destra del foglio: si tratta dei dati dell’intestatario della lettera. E’ importante usare determinate formule: più in particolare, se si tratta di un Ente, Azienda o Ufficio, scriveremo sulla prima riga dell’intestazione la seguente espressione:
“Spett.le _____________” .
Nella riga sottostante inseriremo invece il nominativo della persona fisica a cui è indirizzata la lettera, riportando quest’espressione:
“Alla cortese attenzione ____________________” o “Alla C. A. / Alla C. Att.ne ___________________ ”.
Se la persona interessata ha un titolo, come Ing. , Dr., Direttore, Avv, lo scriveremo prima del nome; altrimenti utilizzeremo semplicemente il generico Sig. o Sig.ra, seguito da nome e cognome.
Nella terza e quarta riga inseriremo rispettivamente l’indirizzo completo del destinatario.

La lettera formale: l’oggetto

Si tratta della ragione per cui scriviamo la lettera formale, ovvero dell’argomento del quale vogliamo parlare al destinatario.
Lasciamo quindi in bianco qualche riga e scriviamo poi, a partire dalla sinistra del foglio, la dicitura “OGGETTO”, in maiuscolo.

La lettera formale: il corpo

Due righe più sotto, scriviamo il corpo della lettera, presentando in modo sintetico e chiaro la ragione della nostra lettera, iniziando con la seguente formula d’apertura per rivolgerci direttamente al destinatario: “Egr./Gent.mo/Preg.mo”, seguito dal titolo della persona o, in alternativa, “Sig./Sig.ra/Sig.na”.
Il corpo del testo vero e proprio inizierà con una frase introduttiva come:

• “In riferimento ad intercorso colloquio telefonico”
• “In riferimento all’Oggetto della presente”
• “Come da accordi”
• “Come anticipato via fax/telefono”
• “In risposta alla Vs precedente comunicazione via fax/mail/lettera/telefono in data_____”
• “Con la presente si pone alla Vs attenzione/comunica/formalizza quanto di seguito” –
• “In riferimento alla Vs richiesta”.
• “Con la presente siamo a comunicare/ formalizzare quanto segue”.
• “In riferimento al colloquio telefonico/ In riferimento a quanto in oggetto/Come anticipato telefonicamente/Come da accordi in data _”
• “In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del _______ / In allegato invio_____”

A una di queste formule introduttive deve seguire l’esposizione dettagliata della ragione per la quale scriviamo la lettera.
In questa parte della missiva è importante adottare un linguaggio dotato di chiarezza espressiva, scorrevole, esplicito e coinciso.
Infine, non dimentichiamo di scrivere i nostri contatti, utilizzando un’ espressione come:
–“Per eventuali comunicazioni, contattare il sottoscritto_________ (nome e cognome) al numero di telefono____________/cellulare____________/indirizzo mail_____________)”.

La lettera formale: il congedo

Per questa parte finale della lettera possiamo utilizzare una delle seguenti formule:

• “In attesa di un Vs riscontro, resto a disposizioni per eventuali chiarimenti e porgo”
• “Ringraziandola anticipatamente per la disponibilità/collaborazione, porgo”
• “Ringraziandola per la gentile attenzione, colgo l’occasione per porgere”

Solo nella riga successiva scriveremo la parte finale della formula: “cordiali saluti”.