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Come scrivere una email: 10 regole per migliorare la comunicazione

Buone maniere nella Email – di seguito semplici accorgimenti per “come scrivere una mail“, migliorare e rendere le email efficienti e migliorare la comunicazione:

Se state inviando una email a più persone, inserite tutti gli indirizzi nel campo “CCN”e solo il vostro indirizzo nel campo “A” . In questo modo la lista degli indirizzi a cui avete inviata la email non sarà vista.
1. L’oggetto della mail dovrebbe rappresentare in sintesi (utilizzando poche parole)Â il contenuto della email. Il destinatario dovrebbe capire il contenuto dall’oggetto senza aprire la email. Le parole “ciao”,”aiuto”…sono assolutamente vietate.
2. Non inserire allegati troppo pesanti nella email: non tutti hanno una connessione veloce. Se dovete inviare allegati molto pesanti utilizzate servizi tipo “Yousendit” che consentono di passare al destinatario il collegamento nella email.
3. Se dovete inviare più documenti come allegati comprimeteli/zip in un unico file ed inviatelo. In questo modo siete sicuri che nel download al destinatario nessun documento andrà perso.
4. Non scrivete una email se avete bevuto o se avete un brutto umore, si rifletterebbe il tono nella scrittura della email.
5. Non richiedere la ricevuta di lettura.
6. Rispondere sempre alle email, specialmente in quelle indirizzate direttamente a voi.
7. Mantenere sempre sintetico il contenuto della email non utilizzando le tipiche espressioni utilizzate nella corrispondenza per lettera.
8. Non cliccare mail il tasto “invia” senza aver fatto prima un controllo sull’ortografia.
9. Sarebbe meglio rimuovere i propri recapiti telefonici nel caso di mailing di grosse dimensioni; non conoscete le persone a cui mandate la email.
Certamente queste regole non insegneranno “come scrivere una mail” ma sicuramente saranno di aiuto per migliorarsi.

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